El Decreto 3605 del 19 de mayo de 2020 autoriza a los órganos colegiados, legales y estatutarios de las sociedades anónimas y aquellas cuyas disposiciones legales y/o estatutarias se remitan a la reglamentación de las sociedades anónimas a realizar sus reuniones a distancia mediante la utilización de medios telemáticos y/o plataformas digitales y/o electrónicas (en adelante medios telemáticos) que permitan a sus miembros la presencia y participación para el ejercicio efectivo e indubitable de sus derechos y obligaciones, en tiempo real y en forma simultánea con los demás participantes, sobre los puntos del día.

Conforme al artículo 2° las sociedades anónimas cuyos órganos colegiados opten por la realización de sus reuniones por medios telemáticos deberán cumplir con los siguientes requisitos, además de lo establecido en las leyes pertinentes y sus estatutos:

a) Realizar la convocatoria conforme lo dispone la norma legal o estatutaria, incluyendo expresamente en ella la indicación del medio telemático a través del cual se podrá participar de la reunión y la dirección de correo electrónico válida de la sociedad para las comunicaciones en el marco de estas reuniones;

b) Establecer los mecanismos para la acreditación del derecho a participar en las reuniones dentro de los plazos legales o estatutarios. Esto también deberá ser indicado expresamente en la convocatoria correspondiente;

En los casos que se requiera el depósito de acciones, se aceptará la remisión a la dirección de correo mencionada en el inciso a), en formato digital, del certificado emitido por una entidad legalmente habilitada, nacional o extranjera, o un certificado emitido por un notario público. en el que conste expresamente la cantidad de acciones depositadas, así como el tipo de éstas, los derechos que otorgan, incluyendo la cantidad de votos;

c) Al momento del depósito de las acciones, el socio, miembro o accionista deberá notificar a la sociedad el correo electrónico al cual se deberán remitir todas las informaciones relacionadas a las reuniones a distancia, incluyendo la invitación que se menciona en el inciso siguiente. Asimismo, en esta oportunidad el socio, miembro o accionista deberá informar si participará de la reunión a través de un mandatario, acompañando la copia del documento que lo acredite;

d) Enviar por correo electrónico la invitación a los socios, miembros y accionistas que hayan acreditado su derecho a participar en las reuniones convocadas, con la información suficiente respecto a:

i. El medio telemático a través del cual se desarrollará la reunión y toda otra información necesaria para la asistencia remota;

ii. El medio telemático por el cual se podrá consultar la información y/o documentación relativa a los puntos del orden del día.

iii. El modo de participar en los debates y deliberaciones.

iv. La forma y medio de emisión del voto.

e) Permitir la participación simultánea, mediante la transmisión de audio y video, a las personas acreditadas para acceder a la reunión; .

f) Permitir la participación, con voz y voto, de todos los acreditados para ello, y de los miembros del órgano de fiscalización, en su caso;

g) Permitir el acceso, en forma telemática, a los documentos a ser analizados por el órgano colegiado que no hayan sido puestos a disposición de sus miembros antes del acto;

Que lo deliberado y resuelto en la reunión celebrada sea transcrito o impreso en el correspondiente libro social, dejándose expresa constancia en el acta de las personas que asistieron y participaron, el cual deberá estar suscrito, en forma manuscrita o mediante el uso de la firma digital. por las personas determinadas por la ley o los estatutos de la sociedad;

h) La firma del libro de asistencia a las asambleas y los requisitos que se deben consignar en él, se considerarán cumplidos cuando la información requerida por el Artículo 1084 del Código Civil se encuentre incluida en el acta de la reunión respectiva y en los registros telemáticos; y

i) Contar con la grabación íntegra de la reunión, en formato digital, la que formará parte del archivo de la sociedad por el plazo de cinco años, y que deberá estar a disposición de cualquier socio, miembro, accionista u órgano competente que lo requiera.

Se establece como período de vigencia del Decreto hasta el 31 de diciembre de 2020